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Verwendung von elektronischen Signaturen in der deutschen Immobilienwirtschaft

13 Jan 2020

Im Zuge der Digitalisierung des Alltags nimmt die Bedeutung von Papier ab und die von elektronischen Dokumenten zu. Auch in der Immobilienwirtschaft werden heute bereits viele Angelegenheiten elektronisch erledigt. So sind etwa bei Nebenkostenabrechnungen oder im Verhältnis von Eigentümern zu Property Managern elektronische Kommunikationsformen oft unproblematisch möglich. Bei einigen Erklärungen von größerer Bedeutung ist eine besonders gesicherte qualifizierte elektronische Signatur nötig. Eine Unterschrift auf Papier hingegen ist nur in wenigen Fällen tatsächlich rechtlich zwingend erforderlich. So bleibt viel Raum für die einfache und kostengünstige Verwendung elektronischer Dokumente und Signaturen. Da dieses Potential heute aber oft noch nicht genutzt wird, möchten wir im Folgenden als Denkanstoß einen Überblick über elektronische Signaturen und die rechtlichen Möglichkeiten und Grenzen ihres Einsatzes in der deutschen Immobilienwirtschaft bieten.

I. Formvorschriften im deutschen Recht

Wird eine in Deutschland gesetzlich vorgeschriebene Form nicht eingehalten, ist das Rechtsgeschäft in der Regel gem. § 125 BGB nichtig. Daher sind Formvorschriften nicht bloß eine Frage der Dokumentation; sie zu beachten, ist oft unerlässliche Voraussetzung für die Wirksamkeit von Erklärungen und Verträgen.

Als Formvorschriften enthält das BGB vor allem drei zentrale Normen: die notarielle Beurkundung, die etwa bei der Veräußerung von Grundstücken vonnöten ist, § 311b Abs. 1 S. 1 BGB; die Schriftform nach § 126 Abs. 1 BGB, die grundsätzlich dann erfüllt ist, wenn der Aussteller der Urkunde eigenhändig unterschrieben hat; und schließlich die eher selten angeordnete Textform, die bloß eine lesbare und dauerhafte Erklärung erfordert, § 126b BGB. Der wichtigste allgemeine Grundsatz ist, dass die große Mehrzahl der Rechtsgeschäfte vollkommen formfrei möglich ist, also auf beliebige Art vorgenommen werden kann.

II. Regelungen zu elektronischen Signaturen

Auf europäischer Ebene werden drei Formen von elektronischer Signatur nach dem Grad ihrer Manipulationssicherheit unterschieden: Einfache elektronische Signaturen, fortgeschrittene elektronische Signaturen und qualifizierte elektronische Signaturen. Das deutsche Recht greift nur zwei davon auf, nämlich die einfache und die qualifizierte elektronische Signatur. Eine einfache elektronische Signatur ist dabei jede Art von Daten in elektronischer Form, die anderen Daten in elektronischer Form beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden, um sie zu unterzeichnen, Art. 3 Nr. 10 eIDAS-VO. Für eine qualifizierte elektronische Signatur sind nach Art. 3 Nr. 12 eIDAS-VO drei Elemente entscheidend: Zunächst braucht es eine Signatur, die die Identifizierung und Zuordnung zum Unterzeichner ermöglicht, wobei er die Kontrolle über die Ausstellungsdaten haben und eine nachträgliche Veränderung der Daten erkennbar sein muss, Art. 3 Nr. 11, 26 eIDAS-VO. Darüber hinaus muss sie durch ein qualifiziertes Zertifikat gesichert sein, das bestimmte Anforderungen erfüllen muss, die in Art. 3 Nr. 15 eIDAS-VO geregelt sind, vor allem die Ausstellung durch einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter. Schließlich bedarf es einer sicheren Signaturerstellungseinheit nach Art. 3 Nr. 23 eIDAS-VO, die beispielsweise durch spezielle Chipkarten, aber auch über bestimmte computerbasierte Tools zur Verifizierung die vorgeschriebenen Sicherheitsanforderungen erfüllen kann, sodass auch eine Fernsignatur möglich ist.

Da die meisten Rechtsgeschäfte in Deutschland formlos möglich sind, ist grundsätzlich schon die einfache elektronische Signatur ausreichend. Von diesem Grundsatz gibt es einige Ausnahmen. Die wichtigste, wenn auch seltene, ist die gesetzlich vorgeschriebene notarielle Beurkundung. Sie kann niemals durch eine elektronische Signatur ersetzt werden. Wo gesetzlich die Schriftform vorgeschrieben ist, bestimmen §§ 126 Abs. 3, 126a Abs. 1 BGB, dass grundsätzlich eine qualifizierte elektronische Signatur in Verbindung mit einem Namenszusatz des Ausstellers als Ersatz zum Einsatz kommen kann. Nicht ersetzt werden kann die Schriftform nur dann, wenn die elektronische Form gesetzlich ausdrücklich ausgeschlossen ist (z.B. bei der Bürgschaftserklärung gem. § 766 S. 2 BGB) oder sich dies aus dem Normkontext oder dem Formzweck ergibt (z.B. § 793 BGB, wo „Urkunde“ zwingend eine verkörperte Erklärung meint, die ohne technische Hilfsmittel lesbar ist). Einfache oder fortgeschrittene elektronische Signaturen sind damit zwar nicht ausreichend, um die gesetzlich angeordnete Schriftform zu ersetzen, können aber überall dort verwendet werden, wo das Gesetz lediglich die Text- oder eben, wie meistens, gar keine Form anordnet. Ist die Schriftform nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber zwischen den Parteien vereinbart, so ist im Zweifel jede telekommunikative Übermittlung und damit auch eine einfache elektronische Signatur ausreichend, § 127 Abs. 2 BGB. Haben die Parteien eine elektronische Form vereinbart, genügt im Zweifel die einfache elektronische Signatur, § 127 Abs. 3 BGB.

Das mit der (einfachen oder qualifizierten) elektronischen Signatur versehene Dokument kann per E-Mail oder auf jedem anderen elektronischen Weg übermittelt werden. Um rechtliche Verbindlichkeit des Zugangs zu gewährleisten – wichtig besonders bei einseitigen Erklärungen oder Informationsverpflichtungen – muss der Empfänger mit der gewählten Art der Übermittlung aber einverstanden sein.

III. Konkrete Anwendungsfälle

Diese gesetzliche Ausgangslage ermöglicht eine Vielzahl von Anwendungen für elektronische Signaturen in der Immobilienwirtschaft. Hier sollen, ohne Anspruch auf Vollständigkeit, einige der relevantesten vorgestellt werden. Zunächst eine

Übersicht

Dokument

Einfache elektronische Signatur

Qualifizierte elektronische Signatur

Notarielle Form / Zwingende Schriftform

Vermietung

  • Unbefristeter Mietvertrag
  • Mieterselbstauskunft
  • Übergabeprotokoll (inkl. Zählerstände und Schadens-dokumentation etc.)
  • Nebenkosten-abrechnung
  • Kündigung (außer bei Mietverträgen über Wohnraum)
  • Mietanpassungs-schreiben
  • Stammdatenblätter und –Änderungen
  • Selbstauskünfte von Mietinteressenten
  • Befristeter Mietvertrag
  • Kündigung von Wohnraummietverträ-gen
  • Wesentliche Änderung befristeter Mietverträge
  • Wohnraummietvertrag mit Index- oder Staffelmiete
  • Ausübung eines gesetzlichen Mietervorkaufsrechts
  • SEPA-Mandate

 

 

  • Mietbürgschaft

Hausbau

  • Bauvertrag
  • Architekten- und Ingenieurvertrag
  • Statikberechnung
  • Bauplanfreigabe
  • Handwerkerverträge
  • Baustellen-abnahmen
  • Sonstige Baustellen-dokumentationen (z.B. Aufstellungen für verarbeitetes Material oder erledigte Arbeiten)
  • Kündigung von Bauverträgen
  • Kündigung von Architekten- und Ingenieurverträgen

 

Verwaltung und WEG

  • Checklisten der Hausmeister
  • Protokollierung und Information über Zählerstände
  • Einberufung einer WEG-Versammlung
  • Handwerkerverträge
  • Einfache Vollmachten
  • Checklisten Facility Management
  • WEG-Beschluss ohne Versammlung

Maklerverträge

  • Maklerauftrag
  • Provisionsabrede

 

 

  • Ggfs. Reservierungs-vereinbarung

Immobilienerwerb inkl. Finanzierung

  • Darlehensvertrag
  • Sicherungszweck-bestimmung
  • Objektaufnahmebögen
  • Checklisten Vor-Bewertung von Immobilien bei Finanzierungen
  • Verbraucherdarlehens-vertrag für die Unterschrift des Verbrauchers
  • Grundstückskaufvertrag
  • Grundsätzlich: Kauf einer immobilienhaltenden Gesellschaft
  • Übertragung einer Buchgrundschuld
  • Zwangsvollstreckungsun-terwerfung
  • Abstraktes Schuldanerkenntnis
  • Faktisch: Grundschuldbestellung
  • Faktisch: Einräumung eines dinglichen Vorklaufsrechts

 

1. Mietverträge

Ein großes Anwendungsfeld für elektronische Signaturen bietet sich bei Mietverträgen.

1.1 Vertragsschluss

Mietverträge können grundsätzlich formlos geschlossen werden, sodass in den allermeisten Fällen schon eine einfache elektronische Signatur ausreicht.

Lediglich zur wirksamen Befristung eines Mietvertrags, sofern er länger als ein Jahr dauern soll, und bei jeder Befristung von Mietverträgen über Wohnraum, ist die Schriftform zwingend vorgeschrieben (§ 550 BGB bzw. § 575 Abs. 1 BGB). Sie kann in beiden Fällen durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden. 

1.2 Übergabe

Das Übergabeprotokoll bei Mietbeginn wie -ende unterliegt keinen Formvorschriften, kann also auch elektronisch erstellt und signiert werden – denkbar etwa auf einem vom Vertreter des Vermieters mitgebrachten mobilen Gerät.

1.3 Nebenkosten

Die Abrechnung der Nebenkosten unterliegt grundsätzlich keiner Formvorschrift, sie ist also auch per E-Mail möglich. Üblich ist eine schriftliche Abrechnung, die jedoch problemlos durch eine elektronisch signierte ersetzt werden kann.

1.4 Mieterselbstauskunft

Die Mieterselbstauskunft unterliegt keiner Formvorschrift und kann daher mit einer einfachen elektronischen Signatur abgezeichnet werden.

1.5 Kündigung

Grundsätzlich gibt es keine Formvorschriften für die Kündigung eines Mietvertrags über Gewerberaum. Meistens wird aber die Schriftform vereinbart sein, die in der Regel durch eine einfache elektronische Signatur ersetzt werden kann. Bei der Kündigung von Mietverträgen über Wohnraum ist gem. § 568 Abs. 1 BGB die Schriftform vorgeschrieben, die wiederum durch die qualifizierte elektronische Form ersetzt werden kann.

1.6 Miethöhe

Wird bei einem Wohnraummietvertrag eine Index- oder Staffelmiete vereinbart, bedarf diese Vereinbarung der Schriftform, §§ 557a, 557b BGB. Hier kann stattdessen die qualifizierte elektronische Signatur zum Einsatz kommen.

Mieterhöhungen bedürfen grundsätzlich keiner Form. Handelt es sich um einen Wohnraummietvertrag, ist die Textform vorgeschrieben, § 558a BGB. In beiden Fällen kann also die einfache elektronische Signatur Anwendung finden. Handelt es sich dabei um eine Änderung des Inhalts eines befristeten Mietvertrags, ist die Schriftform zu wahren und damit eine qualifizierte elektronische Signatur nötig: Da eine vertragliche Änderung der Miethöhe eine wesentliche Änderung des Vertragsinhalts darstellt, muss sie schriftlich erklärt werden, damit sich der Vertrag nicht in einen unbefristeten und damit ordentlich kündbaren verwandelt, § 550 BGB. Das gilt ebenso für Änderungen an Staffel- oder Indexmieten.

1.7 Vorkaufsrecht des Mieters

Nach § 577 BGB hat der Mieter von Wohnraum unter bestimmten Voraussetzungen ein Vorkaufsrecht an der von ihm gemieteten Wohnung. Will er dieses Vorkaufsrecht ausüben, muss er dies nach § 577 Abs. 3 BGB schriftlich tun. Auch hier kann eine qualifizierte elektronische Signatur eingesetzt werden.

2. Bau und Architektenverträge

Bau- und Architektenverträge unterliegen ebenfalls grundsätzlich keinen Formvorschriften. Sie können also schon mit einfacher elektronischer Signatur wirksam geschlossen werden.

Auch Dokumente, die im Rahmen der Vertragsabwicklung mit Architekten ausgetauscht werden, wie etwa Statikberechnungen, Bauplanfreigaben und -änderungen sowie Baustellenabnahmen unterliegen grundsätzlich keinen Formvorschriften und sind daher mit einfacher elektronischer Signatur möglich.

Der Verbraucherbauvertrag bedarf gem. § 650i Abs. 2 BGB der Textform. Dabei ist auch eine vorherige Baubeschreibung in Textform nötig, § 650j, Art. 249 § 1 EGBGB sowie eine Belehrung über das Widerrufsrecht nach § 650l BGB, Art. 249 § 3 EGBGB in Textform. Hier kann daher eine einfache elektronische Signatur zum Einsatz kommen. Der Widerruf des Verbrauchers nach § 355 BGB ist ohne Form und daher auch mit einfacher elektronischer Signatur möglich.

Die Kündigung des Bauvertrags – egal, ob es sich um Verbraucher handelt oder nicht – bedarf nach § 650h BGB der Schriftform, die durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden kann. Das gilt gem. § 650q BGB auch für Architekten- und Ingenieurverträge.

3. Verwaltung

Verträge zwischen Eigentümern und Property Managern aller Art, wie etwa Verwaltern, Hausmeistern oder Handwerkern, die regelmäßige Wartungsarbeiten und Reparaturen am Objekt ausführen, unterliegen keiner gesetzlichen Form, werden aber in der Regel schriftlich geschlossen. Hier kann auch eine einfache elektronische Signatur zum Einsatz kommen.

4. Wohnungseigentümergemeinschaften

Im Rahmen der Tätigkeiten von Wohnungseigentümergemeinschaften gibt es wenige zwingende Formvorschriften, sodass elektronische Signaturen verwendet werden könnten. Die Schriftform ist nach § 23 Abs. 3 WEG für den Fall vorgeschrieben, dass ohne Versammlung ein Beschluss der Eigentümer gefasst werden soll; hier kann sie durch die qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden. Die Einberufung der Eigentümerversammlung unterliegt der Textform gem. § 24 Abs. 4 WEG, die mit einfacher elektronischer Signatur erfüllt ist. 

5. Maklerverträge

Maklerverträge unterliegen grundsätzlich ebenfalls keinen Formvorschriften. Auch sie können daher mit einfacher elektronischer Signatur abgeschlossen werden. Eine Ausnahme bildet der Fall, in dem vertraglich eine Vergütung für den Fall vereinbart wird, dass die Kaufimmobilie für einen gewissen Zeitraum reserviert wird. Hier ist nach Rechtsprechung des BGH eine notarielle Beurkundung gem. § 311b Abs. 1 BGB nötig und damit keine elektronische Form möglich, sofern die vereinbarte Vergütung mehr als 10% der Maklerprovision beträgt.

6. Finanzierung

Ein weiteres Anwendungsfeld für elektronische Signaturen sind Fragen der Finanzierung. Hier sind zum einen die Finanzierungsverträge selbst, zum anderen die Instrumente zu ihrer Besicherung zu betrachten.

6.1 Finanzierungsverträge

Grundsätzlich unterliegen Darlehensverträge keinen Formvorschriften. Daher können sie auch in jeder elektronischen Form wirksam geschlossen werden.

Zwingend ist die Schriftform hingegen bei Verbraucherdarlehensverträgen gem. § 492 Abs. 1 BGB, wo sie jedoch inzwischen durch die qualifizierte elektronische Unterschrift ersetzt werden kann. Verpflichtend ist diese Form nur für den Darlehensnehmer, während die Erklärung des Darlehensgebers auch mithilfe von automatischen Einrichtungen erstellt werden kann und dann nicht der Schriftform genügen muss. Aufseiten des Unternehmers genügt also auch beim Verbraucherdarlehensvertrag eine einfache elektronische Signatur.

6.2 Besicherung

6.2.1 Grundschuldbestellung und -übertragung

Die bei weitem üblichste Form der Besicherung eines Darlehens zum Grundstückskauf ist die Bestellung einer Grundschuld. Sie hat zwei Teile: Einen Sicherungsvertrag und die eigentliche Bestellung durch Einigung und Eintragung, § 873 BGB. Der Sicherungsvertrag ist nicht formbedürftig und bietet Raum für die Anwendung von elektronischen Signaturen. Die Einigung zur Bestellung selbst unterliegt ebenfalls keinen Formvorschriften. Dennoch wird sie praktisch immer notariell beurkundet, da nur dann bis zur Eintragung ins Grundbuch eine Bindungswirkung erreicht wird, § 873 Abs. 2 BGB. Dasselbe gilt, wenn die Grundschuld auf einen Dritten übertragen werden soll, es sei denn, es handelt sich um eine (praktisch seltene) Briefgrundschuld, bei der gem. § 1154 Abs. 1 BGB die Schriftform und so auch eine qualifizierte elektronische Signatur ausreichend ist. 

6.2.2 Unterwerfung unter die Zwangsvollstreckung

Weiterhin ist eine dingliche Unterwerfung unter die Zwangsvollstreckung zugunsten des Darlehensgebers üblich, um ihm im Fall des Kreditausfalls unmittelbar Zugriff auf das Grundstück zu erlauben. Hier ist die notarielle Form nach § 794 Abs. 1 Nr. 5 ZPO angeordnet, die sich durch elektronische Signaturen nicht ersetzen lässt. 

6.2.3 Abstraktes Schuldanerkenntnis

Ebenfalls üblich ist ein abstraktes Schuldanerkenntnis zur weiteren Absicherung. § 781 S. 2 BGB schließt dabei die elektronische Form ausdrücklich aus.

7. Grundstückserwerb

Der Grundstückserwerb bedarf in Deutschland zwingend der notariellen Beurkundung gem. § 311b BGB, sodass hier kein Raum für elektronische Signaturen ist.

Anders ist es aber, wenn die Immobilie im Wege eines Share Deals, also nicht direkt, sondern mittelbar durch Übertragung des Eigentums an der Grundstückseigentümerin veräußert wird. Handelt es sich bei der Eigentümer-Gesellschaft um eine GmbH, ist zu deren Übertragung zwar ebenfalls nach § 15 Abs. 3 und 4 GmbHG eine notarielle Beurkundung erforderlich. Wenn es sich aber um eine AG handelt, sind ihre Anteile grundsätzlich formlos übertragbar und der Einsatz von elektronischen Signaturen also möglich.

Handelt es sich bei der Eigentümer-Gesellschaft um eine Personengesellschaft, ist die Übertragung der Anteile ebenfalls grundsätzlich formlos möglich, sodass auch hier elektronische Signaturen zum Einsatz kommen können. Eine Ausnahme bildet dabei die GmbH & Co. KG, bei der die Übertragung der Anteile (auch der Kommanditisten) der notariellen Form bedarf. Hier ist folglich kein Raum für elektronische Signaturen.

Abgesehen von diesen Einschränkungen bedürfen viele andere Dokumente, die mit der Abwicklung des Grundstückserwerbs zusammenhängen, etwa Objektaufnahmebögen, keiner gesetzlichen Form und sind daher mit einfacher elektronischer Signatur möglich.

8. Dingliches Vorkaufsrecht

Zwar ist die dingliche Einigung zur Bestellung eines Vorkaufsrechts nicht mehr an die notarielle Beurkundung gebunden, sodass hier eine elektronische Form prinzipiell zum Einsatz kommen kann. Dennoch liegt darin ein Risiko für den Vorkaufsberechtigten, da die dingliche Einigung ohne diese Form erst mit Eintragung ins Grundbuch wirksam wird, § 873 Abs. 2 BGB. Da das schuldrechtliche Geschäft weiterhin gem. § 311b BGB notariell beurkundet werden muss, wird regelmäßig auch das dingliche Geschäft mitbeurkundet werden und sich hier in der Praxis wohl kein Anwendungsbereich für elektronische Signaturen ergeben. 

IV. Ausblick

Während es für einige wenige Dokumente in der deutschen Immobilienwirtschaft Formanforderungen gibt, denen mit einer elektronischen Signatur nicht ohne weiteres entsprochen werden kann, ist die Verwendung elektronischer Signaturen für die Mehrzahl der in der deutschen Immobilienwirtschaft gängigen Dokumente möglich. Dass heute nach wie vor die Unterschrift auf Papier in der Praxis überwiegt, ist kaum auf die vermeintlich starre Gesetzeslage in Deutschland zurückzuführen. Denn für einen Großteil der tagtäglich zu erstellenden Dokumente und abzugebenden Erklärungen sind elektronische Alternativen zulässig und verfügbar.

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